Conseil du jour : Le classement

Je viens de recevoir un mail d'un lecteur intéressé par certains articles de notre site "Man@g'R" traitant des 5S et du classement. Comme ses questions sont intéressantes, je vous fais tous profiter de ma réponse.

Voici d'abord ses questions :

« J'ai lu avec intérêt vos lignes sur le 5S ainsi que les méthodes de gestion des documents.

J'ai deux questions concernant le classement:

1-Comment déterminer les centres d'intérêts lorsque l'on a, en plus des occupations de management de terrain (hommes, sécurité, qualité, production) de nombreux projets (entre 10 et 12) qui coexistent dans le temps et qui sont d'importances variées?

2-La majeure partie des documents que je possède sont "à étudier". Comment gérer cette destination (elle a tendance à devenir une montagne si je laisse le temps passer) et comment avoir une lisibilité des échéances (afin de ne pas en oublier...).

Merci beaucoup pour vos réponses à ces questions d'organisation qui me prennent un temps précieux. »

Comme la plupart des managers, notre lecteur cherche à gagner du temps et à être plus efficace. Je n'avais pas encore abordé cette question sur ce blog, mais c'était bien dans mes projets. Ses questions en font l'occasion.

Ma réponse sur le premier point.

Vous avez déjà déterminé vos premiers Centres d'Intérêt : hommes, sécurité, qualité, production. Cela vous en fait quatre. A mon avis, en tant que manager, vous devriez en avoir deux ou trois de plus (management (ou généralités), gestion, environnement,...). Comme je l'expliquais dans l'article sur le classement, l'idéal est d'en avoir entre 5 et 10. Si vous avez de nombreux projets à suivre en même temps, vous ne pourrez pas mettre chaque projet comme étant un nouveau Centre d'Intérêt, sinon, vous dépasseriez le nombre maximum recommandé. Mais lorsque vous dites que vous avez 10 à 12 projets à suivre en même temps, il faudra peut être faire la différence entre ceux qui sont de véritables projets dans lesquels vous êtes pleinement impliqué, et ceux que vous appelez projets et qui ne sont peut-être que de simples actions correctives.

A mon sens, vous avez trois solutions en fonction de l'importance des projets que vous suivez :

• - Soit vous les intégrez dans les Centres d'Intérêt que vous avez déterminés. Par exemple, si vous avez un projet concernant la sécurité, il fera partie du Centre d'Intérêt "Sécurité".
• - Soit vous créez un Centre d'Intérêt "Projets" dans lequel vous mettez tous vos projets.
• - Soit vous mixez les deux solutions: les "petits" projets seraient placés dans les Centres d'Intérêt "généraux" et les "gros" projets constitueraient des Centres d'Intérêt en tant que tels.

Dans les deux premiers cas , vous avez un dossier pour un projet. Les différentes parties du projet seront traitées dans des sous-dossiers.

Ma préférence irait à la troisième solution, mais faites comme vous "sentez". Rappelez-vous que le classement est personnel et que vous classez en fonction de la manière dont vous irez chercher un document ou une information lorsque vous en aurez besoin.

Je traiterai le deuxième point dans un prochain "billet".