Savoir-vivre au bureau (1)

Publié le par Bernard Sady

Aurélie Fardeau vient de publier dans le Journal du Net un dossier très intéressant sur le "Savoir-vivre au bureau".

J'ai déjà écrit plusieurs billets sur ce thème. Mais il est bon de le reprendre régulièrement, car comme l'écrit notre auteur, « on passe un tiers de son temps au travail, autant que ce soit en bonne harmonie. »


C'est en commentant le livre de Laurence Caracalla "Carnet du savoir-vivre au bureau" qu'Aurélie Fardeau a construit son dossier.



Voici les éléments qui me semblent les plus importants.



La vie en open-space


L'open-space est certainement l'un des lieux les plus difficile à vivre et certains s'y font difficilement.


Quelques règles pour ne pas « transformer ce lieu de travail en un véritable enfer », surtout pour ceux qui ont été habitués à travailler seul en bureau individuel :


D'abord, il est important de « se créer une bulle autour de soi », car c'est « la seule solution pour se concentrer, en gardant ses yeux et ses oreilles focalisés sur son travail. » Et « cela vous évitera d'intervenir dans des conversations qui ne vous concernent pas. » C'est assez difficile, mais au bout de quelques jours, on y arrive.


Ensuite, il faut toujours garder « à l'esprit que ce que vous faites peut déranger vos voisins ». Par exemple, si vous déjeunez à votre bureau, veuillez à le faire discrètement, à débarrasser et à ne pas prendre de nourriture trop odorante... C'est pareil pour le rangement de votre bureau : n'empiétez pas sur l'espace vital de vos collègues...


Enfin, restez discret sur ce que font vos collègues. Ne regardez pas « par dessus l'épaule de votre collègue pour vérifier ce qu'il fait, les sites qu'il visite ou encore les emails qu'il reçoit. Il n'y a rien de plus désagréable en effet que de se sentir épié. »


Et sachez que le bruit, « c'est le meilleur ennemi du travailleur » en open space.


Les origines du bruit sont diverses :

      -   Le téléphone : apprenez à parler normalement, sans trop élever la voix, car c'est un réflexe d'élever la voix quand on est au téléphone.

      -   La musique et les vidéos : mettez un casque pour ne pas gêner vos voisins.

      -   Evitez d'interpeller un collègue à l'autre bout de l'open-space : vous pouvez soit vous déplacer, soit lui envoyer un mail, soit lui téléphoner.

      -   Les réunions : évitez de les tenir au milieu de l'open-space. Faites-les dans une salle prévue à cet effet.



Dire bonjour


J'avais abordé cette question importante, en particulier, la manière de dire bonjour.


Aurélie Fardeau fait le même constat : « C'est parfois dès l'arrivée au bureau que la politesse disparaît. "Le manque de savoir-vivre débute dès le matin lorsqu'on ne se salue pas", regrette ainsi Laurence Caracalla. »  


Elle préconise donc : « prenez le réflexe de saluer vos collègues lorsque vous arrivez sur votre lieu de travail : c'est un petit geste qui ne demande pas d'effort et qui contribue à entretenir une ambiance conviviale. » Complètement d'accord.


Mais il faut le faire à bon escient : « il ne s'agit cependant pas de déconcentrer un collègue en plein travail ou de déranger un service en réunion. "Si les gens sont occupés ou si l'équipe est importante, on peut se contenter d'un salut collectif ou d'un signe de la main", concède Laurence Caracalla. » Oui, on n'est pas obligé de faire le tour de tous les bureaux chaque matin

Je mettrais un seul bémol au salut collectif : le chef de service doit dans la mesure du possible serrer la main de tous ses collaborateurs, au moins les plus directs. Mais attention à ne pas faire de ségrégation...  


Dernière recommandation : « si la porte d'un bureau est fermée, abstenez-vous également. »

Et il n'y a pas de mauvaise heure pour dire bonjour : « même si vous arrivez plus tard que les autres membres de l'équipe, après un petit-déjeuner d'affaires par exemple, saluer vos collègues permet de leur faire savoir que vous êtes rentré et disponible s'ils ont besoin de vous. »


Attention lorsque vous arrivez « dans un nouveau poste ». Ne soyez pas familier : « gardez vos distances : une salutation orale est bien suffisante. » Pour ma part, je préfère la recommandation suivante : « vous pouvez l'accompagner d'une poignée de main si vous le souhaitez ». Et Aurélie Fardeau a parfaitement raison de mettre en garde envers une trop grande familiarité : « ne vous précipitez pas pour faire la bise à vos nouveaux collaborateurs. Cette pratique reste exceptionnelle. »


Cas particulier de l'ascenseur : il faut savoir également faire preuve de convivialité : « balayez des yeux l'espace en lançant un bonjour collectif, assorti d'un regard et d'un sourire plus appuyé si vous reconnaissez quelques têtes. Ensuite vous pouvez rester silencieux, rien ne vous oblige à faire la conversation, surtout s'il est tôt et qu'il y a plusieurs personnes dans l'ascenseur. »



Parler de sa vie privée


Même si arrive à « nouer des liens qui dépassent le cadre professionnel avec ses collègues », il convient de garder une réserve sur sa vie privée : « outre le risque d'importuner votre collègue, vous risquez aussi de ternir votre image dans l'entreprise. Les histoires se répandent très vite : pour éviter que toute l'entreprise ne parie sur la solidité de votre couple, mieux vaut être discret sur ses déboires conjugaux, par exemple. »



Le téléphone portable


C'est un outil qui permet de garder le contact avec tous ses contacts, 24 heures sur 24. Mais « certaines précautions sont à prendre pour éviter d'importuner son entourage professionnel. »  

D'abord, veillez aux horaires : « Lorsque vous appelez vos contacts professionnels sur des portables, soyez attentif aux horaires auxquels vous passez ces communications, surtout si vous travaillez tard le soir : on perd vite la notion du temps... "Ai-je le droit d'appeler après 19 heures ?", s'interroge Laurence Caracalla. Si c'est urgent, il ne faut pas s'en priver. Sinon, mieux vaut reporter au lendemain." »  


Et lors des repas d'affaire, il n'y a rien de plus impoli que de répondre à un appel téléphonique devant tout le monde. Il convient donc d'éteindre son téléphone portable. Sauf si vous attendez un appel urgent et en prévenant ses invités. Dans ce cas, vous devrez sortir et faire en sorte de faire « au plus court ».


En réunion, ce sera « la même conduite. »



Au restaurant d'entreprise


Le restaurant d'entreprise n'est pas la cantine du collège... : « manger au restaurant d'entreprise avec ses collègues n'empêche pas de faire preuve d'un peu de savoir-vivre. »


La première règle est de « rester extrêmement courtois avec le personnel. »


Et « comme partout ailleurs, on s'efforce bien sûr de laisser l'endroit où l'on a déjeuné aussi propre que possible. »  


Ne vous imposez pas à une table, mais proposez de vous joindre au groupe.


Attention aux conversations : évitez de parler boulot, de faire des commentaires sur le choix des menus, d'aborder des sujets liés à la religion ou la politique.


Ne monopolisez pas la conversation et intéressez-vous à ce que les autres disent et posez-leur des questions.


Enfin, évitez de souhaiter un bon appétit.




Les pots de départ


Ce sont des moments particuliers dans la vie des entreprises, et il y a certains points auxquels il est nécessaire de prêter attention.


D'abord la collecte. Le manager ne doit pas forcément s'en occuper, mais « il doit s'assurer que quelqu'un s'en charge ».


Point plus délicat : la somme à donner. « Evidemment, il n'y a pas de montant parfait mais une règle à respecter : si vous souhaitez donner peu, soyez discret. Et si vous êtes le manager direct de ce salarié depuis plus de 10 ans, faites un petit effort. »

Participer au pot de départ est une obligation « si c'est un membre de votre équipe qui s'en va. » Mais « si l'on n'est pas un proche et que l'on a beaucoup de travail, l'idéal reste encore de faire une apparition à la petite fête, d'aller dire un mot à la personne concernée et de s'éclipser discrètement. »



Il restera deux points importants à voir dans des prochains billets : le tutoiement / vouvoiement et l'attitude en réunion.

Publié dans Relations humaines

Commenter cet article