Solveig Jammes vient de publier un dossier particulièrement intéressant en ce temps de crise dans le Journal du Net : « Partir en vacances, l'esprit tranquille »... Effectivement, après le stress lié aux difficultés ou incertitudes liées à la crise, il est nécessaire de faire un « break » et de reprendre des forces avant d'aborder la rentrée... qui s'annonce particulièrement difficile.

Voici ces quelques précieux conseils.

Avant d'entrer dans le texte de Solveig Jammes, je voudrais faire une remarque.

Pour faire un véritable "break", il faut faire une coupure d'au moins deux semaines d'affilée. Si vous prenez une semaine de temps en temps, vous n'aurez pas l'impression de prendre des véritables vacances. Le sentiment de coupure se fait réellement si on prend 15 jours de congés en suivant au minimum. Bien sûr, l'idéal est de prendre trois semaines, mais ce n'est pas toujours possible, surtout que de plus en plus d'entreprises ne ferment pas ou pendant des périodes très courtes.

Venons-en aux conseils de notre auteur.

D'abord, il faut savoir « refuser des devoirs de vacances ».

Qu'ils soient suggérés de manière indirecte (« Calons si vous voulez un rendez-vous le lundi 20 à 10 heures, à votre retour de congés, pour faire le point sur ce dossier très important »), ou directe (« Vous aurez bien un petit créneau le soir pendant vos congés en cas d'urgence ? Vous savez que votre avis d'expert, votre validation nous est indispensable »), il faut savoir résister.

Solveig Jammes préconise que « face à ce genre de formules, il ne faut pas hésiter à négocier, si vous ne vous sentez pas de refuser tout net. Le mot d'ordre dans ce type d'exercice : toujours dire non à la tâche mais pas à la personne. »

Quant à « la disponibilité, mieux vaut ne pas laisser passer : "Oui, bien sûr en cas d'extrême urgence, ce sera toujours possible. Mais de telle date à telle date, je serai complètement injoignable, le téléphone portable ne passera pas". »

Le téléphone ne passe pas partout, et l'ADSL est loin d'être répandu dans tous les coins de la France profonde...

Ensuite, il faut « préparer ses vacances comme un véritable projet ».

Il ne faut rien exagérer, mais c'est vrai que préparer un minimum son absence permet de partir l'esprit libre.

Et pour vraiment partir tranquille, « pas question de finir sa dernière journée à 22 heures, débordé par la somme de travail à gérer avant son départ en congé... et avec un gros dossier en retard sous le bras. » Il ajoute même : « Il est au contraire préférable de partir une heure plus tôt. »

Mais il ajoute aussitôt : « pour cela, il faut avoir dégagé du temps en amont. »

Voyons comment faire.

Un seul remède efficace : la délégation.

« En premier lieu, il faut prendre le temps de faire un point personnel ou en équipe sur le travail en cours ainsi que sur les échéances : quelle tâche, quel projet peut attendre, quelle activité est prioritaire et comment s'organiser. Suite à ce premier travail, il faut ensuite prendre encore un peu de temps pour partager le travail à réaliser. »

Mais pour cela il faut « savoir déléguer : "beaucoup de managers se disent surbookés, mais en réalité c'est qu'ils n'arrivent pas à déléguer ", indique Pierre Longin, auteur du livre "Apprivoiser le temps". »

A cette fin, notre auteur nous révèle « le secret » qui « consiste à expliquer à son collaborateur les 2 ou 3 points qui vous paraissent importants et qui sont liés à vos valeurs personnelles. Il faut ensuite programmer un point en tête à tête pour contrôler le travail effectué dès votre retour. »

C'est un peu plus compliqué, la délégation... Mais pour les vacances, on pourra s'en satisfaire...

Autre point important : « une fois ce travail réalisé, n'oubliez pas de faire savoir à votre entourage professionnel tant interne qu'externe que vous ne serez absent et vers qui ils peuvent adresser leurs demandes. »

Puis, il est nécessaire de « s'autoriser à déconnecter complètement ».

Ce qui veut dire « prendre de la distance ».

« "Les vacances sont le moment de l'année privilégié pour découvrir quelque chose de nouveau, vivre une autre vie, quitter le milieu professionnel dans lequel on est de moins en moins en confiance et ainsi retrouver une certaine sérénité", explique Pierre Longin. C'est également le temps d'un retour sur les questions existentielles, sur ses besoins fondamentaux : quel est le sens de ma vie ? À quoi je sers ? Quelles sont mes aspirations profondes ? »

« C'est pourquoi il est si important de prendre de la distance avec son travail. Il faut notamment veiller à sortir de la dépendance liée au téléphone portable et à l'ordinateur portable. »

Par contre, il ne faut « pas rester inactif ». Surtout si vous êtes hyperactif. Car vous risquez de vous « ennuyer très vite et d'embêter tout votre entourage familial et amical. »

Notre auteur ajoute : « si l'on s'accorde quelques jours de repos complet dans un premier temps pour recharger les batteries, des vacances actives sont ensuite les bienvenues, qu'il s'agisse d'activités sportives, de visites culturelles, de jeux avec les enfants. »

Enfin, dernier conseil : « S'il faut vraiment travailler pendant ses vacances... »

Hélas, cela peut arriver... « Vous n'avez pas pu négocier un délai supplémentaire, vous tenez absolument à rattraper votre retard, vous vous êtes engagé à aider un collègue sur un projet... Cette année encore, les raisons sont multiples, vous devrez malgré tout emporter des dossiers pendant vos vacances. »

Pour quand même profiter un minimum de vos vacances, il faut impérativement « couper complètement avec le travail au moins pendant une semaine, voire la première moitié de vos vacances, de façon à bien évacuer vos soucis et sortir de l'esprit de l'entreprise. »

Et pendant la période de « devoirs de vacances », il vous faudra vous organiser « pour concilier plages de travail et activités de vacances. »

Pour limiter les conflits liés à cette obligation, « le mieux sera d'en discuter directement avec vos proches : préféreront-ils que vous bloquiez des créneaux d'une ou deux heures par jour, ou que vous consacriez quelques jours au cours de la dernière semaine de vacances ? »

Une fois dans vos « devoirs », il faut savoir « rester efficace ».

Ainsi, vous devrez « vous isoler pour travailler, en allant ailleurs, au café du coin... car vos proches, vos enfants ont droit aux vacances. »

« Autre piège à éviter : si vous avez à préparer une présentation, à finaliser un document, à réfléchir à un ensemble de propositions, isolez bien la tâche que vous vous êtes fixée et accordez à ce travail une portion congrue. Pas question de lire et de répondre à tous vos mails, de demander des nouvelles de tel dossier à vos collègues : vous risqueriez d'ouvrir une brèche dans le barrage et vous faire emporter par le flot. »

Et sachez faire votre communication : « n'hésitez pas à dire à votre retour que ce travail vous a pris 2 heures de travail par jour sur votre temps de vacances que vous deviez à vos enfants et à votre famille. »

Il me reste à vous souhaiter de bonnes vacances. Je prendrai les miennes fin juillet -début août : trois semaines d'affilée. Je ferai un vrai break et j'arrêterai même de bloguer pendant au moins deux semaines (les deux premières semaines d'août)...

Après avoir répondu dans un précédent billet à la première question d'un de mes lecteurs au sujet du classement, j'aborde sa deuxième question : « La majeure partie des documents que je possède sont "à étudier". Comment gérer cette destination (elle a tendance à devenir une montagne si je laisse le temps passer) et comment avoir une lisibilité des échéances (afin de ne pas en oublier...) ».

Cette question est plus large que le simple classement et soulève le problème général de l'organisation du travail personnel.

Je l'avais simplement évoqué dans mon dossier sur le classement.

Une remarque préalable : il ne faut pas confondre "gestion du temps" et "organisation du travail personnel".

L'organisation du travail personnel consiste à appliquer des méthodes efficaces pour réaliser les différentes tâches qui nous sont affectées.

Le gestion du temps consiste à sélectionner, ordonnancer ces différentes tâches qui nous sont attribuées en fonction de leur importance et de leur urgence.

Il faut d'abord avoir une bonne organisation de son travail avant de vouloir mieux gérer son temps. C'est comme pour les 5S, où il vaut mieux débarrasser avant de ranger, car il est parfaitement inutile de ranger un objet qui ne sert à rien. Avant de vouloir gérer son temps, il vaut mieux commencer par optimiser ses méthodes de travail et ne faire réellement que ce qui est indispensable en un minimum de temps.

Une organisation efficace de son travail personnel passe par plusieurs principes :

• - avoir un classement performant de ses dossiers aussi bien "papiers" qu'informatiques;
• - identifier ses tâches, les évaluer en importance et en temps, les planifier;
• - déléguer;
• - gérer son répertoire (n° téléphoniques, adresses mails, adresses postales);
• - noter et conserver ses idées;
• - définir son travail journalier;
• - noter ses rendez-vous et ses réunions;
• - etc...

Les documents "à étudier" font partie des tâches que nous avons à réaliser.

De toutes les méthodes de planification du travail personnel que j'ai étudiées, la meilleure me semble être celle préconisée par TRAPEC. C'est en tous cas celle que j'utilise, que j'ai améliorée pour mon usage personnel et que je trouve très efficace.

Le principe en est très simple. Il consiste à :

• - Ecrire chaque tâche à réaliser sur un document papier (un document ou un dossier à étudier est en général déjà sur papier). Une feuille ou une demi feuille peuvent souvent suffire pour décrire des tâches simples.
• - Définir une date à laquelle cette tâche pourra être réalisée (ce n'est pas le plus facile...), ainsi que le temps estimé pour la réaliser.
• - Ecrire au crayon de bois ou au critérium (car c'est facilement effaçable et donc modifiable) la date prévue de réalisation sur chaque papier ou document en haut à droite.
• - Mettre chaque document dans une pochette plastique ouverte sur 2 côtés (c'est plus pratique) ce qui permet de mettre plusieurs feuilles (jusque 15), et surtout, cette pochette "formate" chacun des documents. Ce type de pochettes se trouve dans le commerce. Il faut en prendre des transparentes et les utiliser avec les ouvertures en haut et à gauche.
• - Mettre ces pochettes dans une "bannette" en mettant les dates par ordre croissant: les plus proches sur le dessus et les plus lointaines en-dessous.
  Ainsi, vos tâches arriveront "automatiquement" à votre attention le jour où vous avez prévu de les réaliser. Pour que votre bannette soit plus facile à utiliser, vous pouvez enlever le côté droit: vous pourrez ainsi "feuilleter" facilement vos pochettes.
• - Le jour J, lorsque vous organisez votre journée, vous prenez toutes les pochettes prévues pour cette journée et vous ordonnancez vos tâches.

Ce système d'ordonnancement des tâches est très simple et permet de modifier facilement une date. Si vous n'avez manifestement pas le temps de faire une tâche dans votre journée, vous devrez la re planifier à une autre date et peut être re planifier d'autres tâches par effet domino.

Un autre intérêt de cette méthode est de vous libérer l'esprit : tout ce que vous avez à faire se trouve dans votre "bannette".

Conseils complémentaires qui vous permettront d'appliquer cette méthode sans avoir à étudier l'ensemble des techniques de gestion du temps :

• - Réservez-vous quinze à vingt minutes en début de journée (ou en fin de journée précédente) pour faire votre planning de la journée: réunions, tâches, etc...
• - Ne planifiez que 60% de votre temps disponible pour pouvoir faire face aux urgences et imprévus.
• - Planifiez vos tâches en fonction de votre rythme biologique: les gros dossiers ou les réunions en début d'après-midi ne sont pas à la meilleure place...
• - Ne planifiez pas en fonction de vos préférences (on fait souvent d'abord ce qui nous plait...), mais en fonction de l'importance et de la taille des dossiers.
• - Réservez-vous des plages pour la consultation et les réponses aux mails ainsi que pour les appels téléphoniques.
• - Prévoyez des périodes de décompression (5 à 10 minutes par plage de deux heures de travail consécutif).
• - Prévoyez éventuellement des moments où vous ne serez pas dérangé: vous avertissez vos collaborateurs de ces moments.
• - Travaillez sur un bureau nu: dans la journée, il n'y a que le dossier que vous traitez et lorsque vous partez le soir, il n'y a plus rien...

Comme pour toute méthode, celle-ci est plus ou moins efficace en fonction des individus qui l'appliquent. Certains préfèrent gérer leurs tâches sur un outil informatique. Pourquoi pas ? Mais c'est en général plus long à modifier.

Dans ce billet, je n'ai fait que répondre à la question précise d'un lecteur. L'organisation du travail personnel et la gestion du temps nécessiteront le développement d'autres dossiers qui seront placés sur le site Man@g'R en complément du premier dossier sur le classement.