Gérer ses mails en rentrant de congés

Après deux ou trois semaines de vacances, vous êtes bien reposé et prêt à attaquer de pied ferme la crise…

Et patatras… en ouvrant votre messagerie vous êtes submergé par le millier (ou les milliers…) de mail encombrant votre boite… Découragement assuré… On était si bien en vacances, loin de toute cette gesticulation…

Un peu de méthode va vous permettre de survivre à un choc aussi sévère.

Le site de L’Entreprise nous y aide avec un article de Joséfa Lopez intitulé “Comment faire le tri de ses mails après les vacances ?”

Je commente et ajoute mes propres conseils.

Joséfa Lopez nous donne d’abord deux conseils à mettre en place avant de partir en vacances… Ce qui est dommage, c’est que justement on rentre de vancances… Ce sera donc pour l’année prochaine…

Je vous donne quand même ces deux conseils… pour l’année prochaine…

Le premier est de paramétrer votre logiciel de gestion de mail pour qu’il prévienne les personnes qui vous enverront des mails en votre absence. Précisez bien votre date de départ, votre date de retour et éventuellement la personne à contacter en votre absence. Cela se fait facilement avec votre logiciel de gestion des mails. Cela évitera à tous vos correspondants de s’impatienter et d’inonder votre boite de relances inutiles… Ce conseil est également valable pour toutes vos absences.

Le second conseil est de se désabonner des newsletters que vous n’aurez certainement pas le temps de lire à votre retour. Pour ma part, je préfère les orienter automatiquement dans un dossier spécial “Newsletters”, afin d’y jeter un coup d’œil rapide en rentrant. C’est comme cela que j’ai découvert cet article datant du 14 août…

Ensuite, notre auteur en vient à ce que vous pourrez faire pendant vos vacances… (même remarque que précédemment, on est rentré…).

Soit vous êtes un accroc du boulot et vous allez continuer à consulter vos mails (avec votre Blackberry…) en permanence au risque de ne pas faire de véritable rupture… Tant pis pour vous…

Soit vous aller faire un véritable break. Mais dans ce cas, il est nécessaire d’avoir quelqu’un dans l’entreprise qui puisse vous contacter en cas de véritable urgence. Pour ma part, j’ai choisi un juste milieu : au moins une de mes collaboratrice était de permanence dans l’entreprise et avait mes coordonnées au cas où, et j’ai ouvert ma messagerie deux ou trois fois durant mes trois semaines de congés.

Enfin, elle en vient au retour effectif des vacances. Là, nous sommes intéressés. C’est justement notre problème.

Je cite : « La gestion des mails est une affaire d’organisation et de gestion des priorités. “Je conseille aux personnes qui reçoivent beaucoup de mails d’effectuer une première lecture pour dégager les mails importants des autres, puis revenir en prenant son temps sur chacun d’eux afin d’y répondre, de les classer ou de les mettre en attente”, continue Jean-Louis Muller. »

J’ajouterai un conseil qui est de commencer par les mails les plus récents, car certains problèmes se seront vraisemblablement résolus tous seuls… Dans ce cas, inutile de lire les mails concernant ce problème.

Et pour gérer cette montagne de mails, Joséfa Lopez donne le conseil suivant : « Il est possible d’utiliser la méthode de tri de mails suivante pour se repérer :

* la suppression immédiate sans lecture

* la suppression immédiate après lecture

* la lecture suivie d’une réponse et d’une suppression

* la lecture suivie d’une réponse et d’un archivage

* la lecture et le traitement a posteriori du message ».

Effectivement, cela semble une bonne démarche. Avec cette méthode, cela ne m’a pris qu’une demi-journée pour régler tous les problèmes que j’ai du gérer à mon retour de congés.

Ensuite, notre auteur, sur sa lancée, veut nous donner des conseils pour la gestion quotidienne de nos mails. Mais il est préférable de ne pas tout aborder en même temps… surtout en rentrant de congés…

J’y reviendrai plus tard, car une bonne gestion (surtout partagée avec ses collègues et collaborateurs) est source d’efficacité.

Bonne rentrée à tous !